Eindverslag opstellen

Een samenspraaktraject wordt altijd afgerond met een 'eindverslag samenspraakprocedure' kortweg 'eindverslag samenspraak'. In dit eindverslag beschrijf je hoe de samenspraak is verlopen aan de hand van drie vaste onderdelen. Een eindverslag samenspraak volgt altijd nadat een procesvoorstel samenspraak is opgesteld. Ook als het niveau van samenspraak op informeren lag wordt een eindverslag samenspraak opgesteld. 

In dit gedeelte van de Samenspraakwijzer vind je het stappenplan dat hierbij wordt gevolgd.

Je beschrijft de volgende punten

 

A. Een overzicht van de gevolgde samenspraak

Hier beschrijf je hoe de samenspraak is verlopen. Doorloop puntsgewijs hierbij de punten a t/m f die je in je procesvoorstel hebt beschreven. Als je op bepaalde punten bent afgeweken van je procesvoorstel, geef je aan waarom.

 

 

B. Een weergave van de inbreng van de deelnemers

Hier beschrijf je wat de inbreng is geweest van de deelnemers aan de samenspraak. Wat waren de meningen, suggesties en ideeën? Dit kan op allerlei manieren, bijvoorbeeld verhalend, door foto’s van flappen te laten zien of met een tweekolommenstuk.

 

 

C. Een reactie van college of raad op de inbreng van de deelnemers

Hier beschrijf je welke meningen, suggesties en ideeën worden meegenomen in het beleidsvoornemen en welke niet. Dit hangt af van het niveau van samenspraak.

 

 

 

Toesturen eindverslag samenspraak

Het eindverslag stuur je aan alle deelnemers aan de samenspraak en je kunt het bijvoorbeeld op de website plaatsen voor andere belangstellenden. Indien het eindverslag zeer omvangrijk is kan worden volstaan met algemene bekendmaking en is toezending niet noodzakelijk.

Let op bij het toezenden van stukken aan groepen personen dat persoonsgegevens voor ontvangers niet zichtbaar mogen zijn (maak gebruik van BCC of gebruik software om mailings te versturen). Houd ook rekening met de geldende regels rondom privacy en het gebruiken van persoonsgegevens voor doeleinden anders dan dat deze zijn verkregen.

Bij online trajecten op Doe mee wordt aan deelnemers toestemming voor gebruik van een e-mailadres gevraagd voor toezending hiervan. Bij offline bijeenkomsten moet je hier zelf een werkwijze voor vinden die past bij de gelegenheid. Het platform Doe mee heeft een ingebouwd mailingprogramma waarmee veilig e-mails kunnen worden verstuurd aan groepen personen, waarbij iedere e-mail afzonderlijk wordt verzonden en de fout CC of BCC niet gemaakt kan worden.

Stuur een kopie van je verslag en mailinglijst aan samenspraak@zoetermeer.nl voor verspreiding via Doe mee. Stuur ook een kopie wanneer deelnemers online mee konden doen, de redactie van Doe mee kan voor jou de verzending verzorgen aan deelnemers die online hebben meegedaan op Doe mee aan het samenspraaktraject.

Meer informatie en advies hierover is te verkrijgen via de communicatie adviseur.